Un rendez-vous en visio dure souvent moins longtemps qu'au cabinet, et l'attention se perd plus vite. Le client voit votre écran, pas vos notes ; il ne peut pas pointer un chiffre du doigt. Tout ce qui le fait participer compte double.
1. Préparer l'écran avant d'appeler
Fermez tout ce qui ne concerne pas ce client : messagerie, autres dossiers, notifications. Partagez une fenêtre, pas l'écran entier. Vérifiez avant l'appel que le dossier est complet : un revenu manquant ou une épargne oubliée se voit tout de suite sur une projection, et il est plus délicat de corriger un chiffre faux devant le client que de le compléter la veille.
2. Montrer peu, mais le bon chiffre
Une page par idée : où il en est, ce que vous proposez, ce que ça donne. En visio, les tableaux denses passent mal ; un graphique et deux ou trois chiffres en gros se lisent même sur un ordinateur portable ou une tablette.
3. Laisser le client essayer
« Et si je versais 400 € au lieu de 300 € ? », « Et si je partais à 64 ans ? » : en visio, ces questions sont précieuses, car elles montrent que le client s'approprie la stratégie. Répondez en direct, sur la projection, plutôt que de promettre une simulation par mail. Notez la version qu'il retient, avec la date : c'est elle qui sert de base à la préconisation et au suivi.
4. Conclure à voix haute
Avant de raccrocher, reformulez : ce qui est décidé, ce qui reste en réflexion, ce que vous faites, ce qu'il fait, et la date du prochain échange. C'est le contenu du document que vous allez lui remettre.
5. Remettre un document qui ne circule pas en clair
Un bilan patrimonial envoyé par mail contient tout : revenus, patrimoine, enfants, projets. Une fois parti, il peut être transféré, stocké dans une boîte mal protégée ou ouvert par quelqu'un d'autre. Le plus simple est de le chiffrer avec un mot de passe et de transmettre ce mot de passe par un autre canal : à l'oral, en fin de visio, ou au téléphone. Jamais dans le même mail que le document.
Choisissez un code facile à dicter : des minuscules et des chiffres, sans les caractères qui se confondent (l et 1, o et 0). Huit caractères suffisent pour un document qui n'est utile qu'au client.
À garder en tête : le document remis après un rendez-vous ne remplace pas les documents réglementaires (rapport d'adéquation, lettre de mission), qui suivent leur propre circuit.
Avec Halden
Dans Halden, la présentation se partage telle quelle : le client règle lui-même versement, horizon et profil, les versions regardées se comparent et la version retenue est écrite dans le dossier avec sa date. À la fin du rendez-vous, le bilan à emporter prépare en un clic la présentation en PDF chiffré en AES-256, page pour page, avec un code de huit caractères à donner à l'oral.